Kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều thủ tục mà không phải chuẩn bị và nộp hồ sơ giấy theo cách truyền thống. Người làm nhân sự hoặc kế toán có thể lập hồ sơ, ký điện tử, gửi đến cơ quan BHXH và theo dõi kết quả xử lý ngay trên hệ thống. Phần mềm hỗ trợ nhiều thao tác trong quá trình kê khai, nhưng hồ sơ vẫn cần được kiểm tra kỹ trước khi gửi. Những sai lệch về thông tin người lao động, kỳ kê khai, dữ liệu tăng giảm hoặc chữ ký điện tử vẫn có thể khiến hồ sơ phải kiểm tra và thực hiện lại.
Khi kê khai BHXH bằng phần mềm, doanh nghiệp nên kiểm tra dữ liệu từ trước khi lập hồ sơ cho đến khi nhận được kết quả xử lý. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp quá trình thực hiện rõ ràng và hạn chế sai sót hơn.
1. Doanh nghiệp có thể kê khai BHXH trực tuyến bằng cách nào?
Đối với giao dịch điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tiếp trên hệ thống của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN.
Theo hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, đơn vị có thể lựa chọn:
- Giao dịch trực tiếp với Bảo hiểm xã hội Việt Nam: doanh nghiệp đăng ký và thực hiện hồ sơ điện tử trên hệ thống của cơ quan BHXH;
- Giao dịch thông qua tổ chức I-VAN: doanh nghiệp sử dụng phần mềm của đơn vị cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử để lập, ký, gửi và theo dõi hồ sơ.
Bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng hướng dẫn đơn vị khi thực hiện giao dịch điện tử có thể lập hồ sơ bằng phần mềm của BHXH Việt Nam hoặc của tổ chức I-VAN, ký điện tử trên hồ sơ rồi gửi đến cơ quan BHXH.
Bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn về giao dịch điện tử tại Cổng thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
2. Cần chuẩn bị gì trước khi kê khai BHXH bằng phần mềm?
Trước khi lập hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra trước tài khoản, dữ liệu người lao động và công cụ dùng để ký hồ sơ. Chuẩn bị kỹ ở bước này sẽ giúp hạn chế tình trạng đến lúc gửi mới phát hiện thiếu thông tin hoặc dữ liệu không khớp.
Kiểm tra thông tin doanh nghiệp
Thông tin đơn vị trên phần mềm cần thống nhất với thông tin đã đăng ký với cơ quan BHXH. Doanh nghiệp nên kiểm tra mã đơn vị, mã số thuế, tên đơn vị và các thông tin liên hệ trước khi thực hiện hồ sơ.
Nếu doanh nghiệp vừa thay đổi tên, địa chỉ hoặc thông tin đăng ký, nên kiểm tra xem dữ liệu trên hệ thống BHXH và phần mềm đang sử dụng đã được cập nhật hay chưa.
Kiểm tra thông tin người lao động
Trước khi báo tăng, báo giảm hoặc điều chỉnh thông tin, cần đối chiếu dữ liệu của người lao động như họ tên, mã số BHXH, ngày sinh và các thông tin có liên quan đến hồ sơ đang thực hiện.
Một lỗi nhỏ ở dữ liệu đầu vào có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh lại sau khi gửi. Việc đối chiếu nên được thực hiện ngay từ dữ liệu nguồn, thay vì chỉ kiểm tra biểu mẫu ở bước cuối.
Chuẩn bị chữ ký số
Hồ sơ giao dịch điện tử của doanh nghiệp cần được ký điện tử theo quy trình trước khi gửi. Doanh nghiệp nên kiểm tra chữ ký số đang sử dụng còn hiệu lực và hoạt động bình thường trước khi bắt đầu ký hồ sơ.
Không nhất thiết chỉ sử dụng USB Token. Tùy dịch vụ và hệ thống đang triển khai, doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức chữ ký số phù hợp với quy trình giao dịch điện tử của mình.
Nếu cần tìm hiểu thêm về các hình thức ký điện tử, bạn có thể tham khảo bài chữ ký số là gì và được sử dụng như thế nào trong doanh nghiệp.
3. Những lưu ý khi sử dụng phần mềm kê khai BHXH
Sau khi đã chuẩn bị dữ liệu và công cụ cần thiết, doanh nghiệp nên chú ý đến từng bước trong quá trình lập và gửi hồ sơ.
3.1. Chọn đúng nghiệp vụ cần thực hiện
Phần mềm kê khai BHXH thường có nhiều nhóm nghiệp vụ khác nhau. Trước khi lập hồ sơ, cần xác định rõ doanh nghiệp đang thực hiện báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin hay hồ sơ liên quan đến chế độ của người lao động.
Nếu chọn sai nghiệp vụ ngay từ đầu, việc nhập đúng dữ liệu vẫn có thể không tạo ra bộ hồ sơ phù hợp.
3.2. Kiểm tra kỳ kê khai và thời điểm phát sinh
Đây là phần dễ bị bỏ qua khi người dùng tập trung quá nhiều vào thông tin người lao động.
Trước khi gửi, nên kiểm tra lại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, kỳ kê khai và những thông tin liên quan đến hồ sơ. Điều này đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp xử lý nhiều trường hợp tăng, giảm hoặc điều chỉnh trong cùng một thời gian.
3.3. Không nhập lại dữ liệu nếu đã có thông tin trên hệ thống
Nếu phần mềm đang quản lý sẵn danh sách người lao động, nên kiểm tra và sử dụng dữ liệu hiện có thay vì tạo lại cùng một người nhiều lần.
Việc nhập trùng hoặc sử dụng nhiều phiên bản dữ liệu khác nhau có thể khiến quá trình đối chiếu hồ sơ về sau khó khăn hơn.
3.4. Kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi ký
Trước khi ký và gửi, nên dành một bước để kiểm tra lại:
- Thông tin doanh nghiệp;
- Thông tin người lao động;
- Mã số BHXH;
- Nghiệp vụ đang thực hiện;
- Kỳ kê khai và thời điểm phát sinh;
- Các biểu mẫu hoặc dữ liệu đính kèm nếu hồ sơ yêu cầu.
Kiểm tra trước khi ký thường đơn giản hơn nhiều so với việc phát hiện sai sau khi hồ sơ đã được gửi đi.
3.5. Không xem việc “gửi thành công” là đã hoàn tất
Hồ sơ được gửi khỏi phần mềm chưa đồng nghĩa với việc đã được cơ quan BHXH chấp nhận.
Sau khi gửi, doanh nghiệp nên tiếp tục theo dõi trạng thái xử lý, thông báo phản hồi và kết quả trả về. Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh, nên xử lý sớm thay vì đợi đến khi phát sinh nghiệp vụ tiếp theo mới kiểm tra.
3.6. Lưu lại lịch sử hồ sơ để dễ đối chiếu
Doanh nghiệp nên quản lý rõ hồ sơ nào đã gửi, thời điểm gửi, trạng thái xử lý và kết quả nhận được.
Khi phát sinh chênh lệch hoặc cần kiểm tra lại quá trình tham gia BHXH của người lao động, lịch sử giao dịch sẽ giúp bộ phận nhân sự và kế toán dễ đối chiếu hơn.
3.7. Cập nhật phần mềm và hướng dẫn nghiệp vụ khi có thay đổi
Biểu mẫu, quy trình hoặc yêu cầu nghiệp vụ có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ. Nếu sử dụng phần mềm của tổ chức I-VAN, doanh nghiệp nên theo dõi thông báo cập nhật từ nhà cung cấp và cơ quan BHXH.
Khi chưa rõ một nghiệp vụ mới, nên kiểm tra hướng dẫn trước khi lập hồ sơ thay vì sử dụng lại cách làm của một hồ sơ cũ.
4. Những lỗi thường gặp khi kê khai BHXH bằng phần mềm
Thông tin người lao động không khớp
Họ tên, mã số BHXH hoặc các thông tin liên quan không thống nhất với dữ liệu đang được quản lý có thể khiến hồ sơ cần kiểm tra lại.
Nên đối chiếu thông tin trước khi tạo hồ sơ, tránh đợi đến khi hệ thống trả về lỗi mới bắt đầu chỉnh sửa.
Chọn nhầm nghiệp vụ hoặc kỳ kê khai
Đây là lỗi có thể xảy ra khi người dùng thực hiện nhiều hồ sơ liên tiếp. Trước khi ký, nên nhìn lại tên nghiệp vụ và thời điểm đang kê khai để tránh gửi nhầm bộ hồ sơ.
Chữ ký số không hoạt động
Chữ ký số hết hạn, chưa được hệ thống nhận diện hoặc gặp lỗi trong quá trình ký có thể khiến hồ sơ chưa thể gửi đi.
Nếu sắp đến thời điểm cần nộp nhiều hồ sơ, nên kiểm tra chữ ký số trước thay vì chờ đến bước cuối mới xử lý.
Gửi hồ sơ nhưng không theo dõi phản hồi
Một hồ sơ đã gửi vẫn có thể cần bổ sung hoặc điều chỉnh. Nếu doanh nghiệp không theo dõi thông báo trả về, quá trình xử lý có thể bị kéo dài mà người thực hiện không nhận ra ngay.
5. Nên chọn phần mềm kê khai BHXH như thế nào?
Nếu doanh nghiệp lựa chọn giao dịch qua tổ chức I-VAN, phần mềm nên phù hợp với số lượng lao động, nghiệp vụ thường xuyên thực hiện và cách làm việc của bộ phận nhân sự hoặc kế toán.
Một số yếu tố nên kiểm tra gồm:
- Phần mềm có hỗ trợ những nghiệp vụ doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hay không;
- Quy trình lập, ký, gửi và theo dõi hồ sơ có dễ thao tác;
- Có thể tra cứu lại lịch sử hồ sơ khi cần;
- Dữ liệu người lao động có được quản lý rõ ràng;
- Khi hồ sơ gặp vấn đề, doanh nghiệp có kênh hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ;
- Chi phí và thời hạn sử dụng có phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
Nếu muốn so sánh các sản phẩm đang được sử dụng trên thị trường, bạn có thể xem thêm bài Top 5 phần mềm BHXH phổ biến cho doanh nghiệp. Bài này tập trung vào việc lựa chọn phần mềm, trong khi nội dung bạn đang đọc tập trung vào cách sử dụng và kiểm tra hồ sơ trong quá trình kê khai.
6. VIN-BHXH hỗ trợ doanh nghiệp kê khai BHXH như thế nào?
VIN-BHXH là phần mềm giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử của VISNAM, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện kê khai và quản lý các nghiệp vụ liên quan đến BHXH, BHYT và BHTN. Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống để thực hiện các nghiệp vụ BHXH điện tử, quản lý thông tin liên quan đến người lao động và theo dõi hồ sơ trong quá trình xử lý.
Theo thông tin VISNAM đang công bố, VIN-BHXH hỗ trợ kê khai trực tuyến trên website và các nghiệp vụ như đăng ký, điều chỉnh, báo tăng giảm lao động và một số thủ tục BHXH khác. Nếu đang cân nhắc sử dụng VIN-BHXH, bạn có thể xem thêm thông tin phần mềm VIN-BHXH và lựa chọn gói phù hợp với số lượng lao động, nghiệp vụ thường xuyên sử dụng.
7. Lời kết
Kê khai BHXH bằng phần mềm giúp doanh nghiệp giảm bớt nhiều thao tác thủ công, nhưng chất lượng hồ sơ vẫn phụ thuộc vào dữ liệu đầu vào và cách người dùng kiểm tra trước khi gửi.
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc quản lý đúng thông tin người lao động, chọn đúng nghiệp vụ, kiểm tra kỳ kê khai, ký hồ sơ và tiếp tục theo dõi kết quả sau khi gửi. Những bước này giúp hạn chế việc phải chỉnh sửa hoặc làm lại hồ sơ do những lỗi có thể kiểm tra từ trước.
Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu phần mềm kê khai BHXH và muốn biết VIN-BHXH có phù hợp với quy mô nhân sự hiện tại hay không, bạn có thể liên hệ VISNAM để được tư vấn.
Lưu ý: Quy trình, biểu mẫu và yêu cầu đối với từng thủ tục BHXH có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ. Khi thực hiện hồ sơ cụ thể, doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn đang áp dụng của cơ quan BHXH hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
