8 thủ tục BHXH được tái cấu trúc theo Quyết định 3040/QĐ-BTC

Ngày 21/10/2026, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 3040/QĐ-BTC, phê duyệt phương án tái cấu trúc quy trình 8 thủ tục hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH). Phương án hướng đến việc giảm giấy tờ, tận dụng dữ liệu điện tử sẵn có và cải tiến quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ.

Vậy 8 thủ tục BHXH được tái cấu trúc gồm những thủ tục nào? Quy trình giải quyết có những điểm gì thay đổi và doanh nghiệp, người tham gia BHXH cần lưu ý gì khi thực hiện?

Quyết định 3040/QĐ-BTC quy định những gì?

Theo Điều 1 của Quyết định 3040/QĐ-BTC, Bộ Tài chính phê duyệt phương án tái cấu trúc quy trình 8 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực BHXH. Nội dung được trình bày trong ba phụ lục:

• Phụ lục I: Danh mục 8 thủ tục hành chính được tái cấu trúc, kèm mã thủ tục và cơ quan thực hiện.

• Phụ lục II: Phương án thay đổi thành phần hồ sơ, biểu mẫu và nguồn dữ liệu được sử dụng để giải quyết từng thủ tục.

• Phụ lục III: Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, giải quyết và trả kết quả hồ sơ sau tái cấu trúc.

Một thay đổi cụ thể là phương án bãi bỏ Mẫu số 2-CBH và thống nhất sử dụng Mẫu số 14-HSB đối với thủ tục thay đổi hình thức nhận, nơi nhận lương hưu và trợ cấp BHXH hằng tháng. Thông tin cá nhân có thể được điền sẵn vào biểu mẫu điện tử từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khi người thực hiện đăng nhập thành công.

Việc giảm giấy tờ cũng có điều kiện. Nếu dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ và đáp ứng yêu cầu khai thác, cơ quan BHXH có thể sử dụng thông tin đó thay cho giấy tờ tương ứng. Trường hợp chưa khai thác được dữ liệu, người thực hiện vẫn phải cung cấp hồ sơ hợp lệ theo quy định.

Theo Điều 2, Quyết định 3040/QĐ-BTC có hiệu lực từ ngày 21/10/2026. Đây là thời điểm phương án có hiệu lực, không đồng nghĩa cả 8 thủ tục đã được áp dụng đồng bộ theo quy trình mới trên các hệ thống dịch vụ công.

Người dân và doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thông tin công bố của BHXH Việt Nam về Quyết định 3040/QĐ-BTC.

8 thủ tục BHXH được tái cấu trúc

Phụ lục I của Quyết định 3040/QĐ-BTC liệt kê 8 thủ tục hành chính được phê duyệt tái cấu trúc quy trình, bao gồm các thủ tục giải quyết chế độ BHXH, đăng ký tham gia bảo hiểm, cấp và điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT.

STT	Mã thủ tục	Tên thủ tục hành chính
1	1.001667	Giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
2	1.001742	Thay đổi hình thức nhận, nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng.
3	2.000605	Giải quyết hưởng lương hưu; trợ cấp hằng tháng đối với cán bộ xã.
4	1.001613	Giải quyết hưởng BHXH một lần.
5	1.002051	Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
6	1.002179	Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện; bảo hiểm tai nạn lao động theo hình thức tự nguyện; cấp sổ BHXH.
7	1.001939	Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT.
8	1.002759	Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT.

Theo Phụ lục I, cơ quan thực hiện cả 8 thủ tục trên là BHXH tỉnh hoặc BHXH cơ sở.

Trong danh mục trên, doanh nghiệp cần chú ý đến thủ tục mã 1.002051, liên quan đến việc đăng ký, điều chỉnh đóng bảo hiểm cho người lao động, và thủ tục mã 1.001667, liên quan đến giải quyết các chế độ như ốm đau, thai sản, dưỡng sức và phục hồi sức khỏe. Đây là hai nhóm thủ tục thường phát sinh trong công việc của bộ phận nhân sự phụ trách BHXH tại doanh nghiệp.

Quy trình giải quyết thủ tục BHXH có gì thay đổi?

Theo phương án tái cấu trúc tại Quyết định 3040/QĐ-BTC, quy trình giải quyết thủ tục BHXH có ba điểm thay đổi đáng chú ý: sử dụng dữ liệu có sẵn để điền biểu mẫu điện tử, giảm giấy tờ cần nộp và điều chỉnh quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

1. Tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử

Theo Phụ lục II, các biểu mẫu điện tử (E-Form) được thiết kế để khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm và các cơ sở dữ liệu liên quan. Người kê khai chỉ cần kiểm tra, bổ sung những thông tin hệ thống chưa có hoặc chưa khai thác được.

Đối với thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc (mã 1.002051), phương án đề cập việc điện tử hóa ba biểu mẫu:

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin của đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Thông tin đơn vị được thiết kế để tự động điền từ các cơ sở dữ liệu liên quan.

• Mẫu D02-LT: Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN. Thông tin cá nhân của người lao động có thể được điền sẵn khi kê khai hoặc nhập từ danh sách dữ liệu theo cấu trúc, định dạng thống nhất.

• Mẫu TK1-TS: Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT. Biểu mẫu có thể tự động điền thông tin cá nhân sau khi người tham gia đăng nhập thành công.

Việc tự động điền thông tin phụ thuộc vào dữ liệu được kết nối và xác thực. Người kê khai vẫn cần kiểm tra nội dung trước khi gửi hồ sơ.

2. Giảm giấy tờ khi dữ liệu đã được kết nối

Phương án cho phép sử dụng dữ liệu điện tử thay thế một số giấy tờ trong hồ sơ BHXH khi cơ quan giải quyết có thể khai thác thông tin hợp lệ từ các hệ thống liên thông.

Chẳng hạn, đối với hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, cơ quan BHXH có thể khai thác dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh và dữ liệu hộ tịch để kiểm tra thông tin thay cho một số giấy tờ chứng minh tương ứng.

Đối với thủ tục đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT, thông tin về đối tượng được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn có thể được đối chiếu từ dữ liệu cư trú, hộ nghèo, hộ cận nghèo, người khuyết tật hoặc người có công.

Không phải mọi giấy tờ đều được loại bỏ. Nếu dữ liệu chưa được kết nối, chưa đầy đủ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu pháp lý, người thực hiện vẫn phải bổ sung hồ sơ hợp lệ theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

3. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ gồm 5 bước

Phụ lục III của Quyết định 3040/QĐ-BTC quy định quy trình tổng thể sau tái cấu trúc gồm 5 bước:

1. Kê khai biểu mẫu điện tử: Cá nhân, tổ chức đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia, kiểm tra thông tin được điền sẵn và bổ sung dữ liệu còn thiếu.

2. Kiểm tra, xác thực dữ liệu: Hệ thống tự động đối chiếu thông tin với các cơ sở dữ liệu liên quan. Nếu phát hiện thông tin không hợp lệ, hệ thống thông báo lý do để người nộp điều chỉnh.

3. Tiếp nhận và phân luồng hồ sơ: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ điện tử và tài liệu đính kèm (nếu có), sau đó chuyển đến bộ phận giải quyết. Hồ sơ chưa đầy đủ sẽ được yêu cầu bổ sung.

4. Thẩm định, giải quyết: Cơ quan BHXH xem xét hồ sơ và ban hành quyết định hoặc thông báo kết quả theo quy định của từng thủ tục.

5. Trả kết quả điện tử: Kết quả được chuyển vào kho dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức và cập nhật trạng thái giải quyết trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Theo phương án, sổ BHXH và thẻ BHYT điện tử còn được trả qua ứng dụng VssID, email của người tham gia và đồng bộ với tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2.

Quy trình trên được triển khai theo điều kiện kết nối dữ liệu và khả năng đáp ứng của hệ thống. Khi hệ thống liên thông gặp sự cố, phương án cho phép tiếp nhận hồ sơ điện tử đính kèm hoặc hồ sơ giấy được số hóa để bảo đảm quá trình giải quyết thủ tục không bị gián đoạn.

Lưu ý dành cho Doanh nghiệp và người tham gia BHXH

Khi thực hiện các thủ tục BHXH thuộc danh mục tái cấu trúc, doanh nghiệp và người tham gia vẫn cần kiểm tra thông tin kê khai, chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và theo dõi kết quả giải quyết.

Đối với doanh nghiệp

Khi đăng ký hoặc điều chỉnh đóng bảo hiểm cho người lao động, doanh nghiệp cần đối chiếu mã số BHXH, thông tin định danh, mức đóng và các nội dung thay đổi với hồ sơ đang quản lý. Ngay cả khi hệ thống tự động điền thông tin, bộ phận phụ trách BHXH vẫn cần kiểm tra trước khi gửi hồ sơ.

Ngoài việc kiểm tra thông tin kê khai, doanh nghiệp cần:

• Chuẩn bị các tài liệu cần thiết đối với những trường hợp hệ thống chưa khai thác được dữ liệu.
• Theo dõi trạng thái tiếp nhận, xử lý và các yêu cầu bổ sung hồ sơ từ cơ quan BHXH.
• Cập nhật hướng dẫn chính thức khi quy trình mới được triển khai trên hệ thống đang sử dụng.

Đặc biệt, không nên tự loại bỏ biểu mẫu hoặc giấy tờ đang được yêu cầu chỉ vì thủ tục đó nằm trong danh mục tái cấu trúc. Việc giảm thành phần hồ sơ phải dựa trên điều kiện khai thác dữ liệu và hướng dẫn áp dụng đối với từng thủ tục.

Đối với người tham gia BHXH

Khi thực hiện các thủ tục như hưởng BHXH một lần, thay đổi nơi nhận lương hưu, đăng ký BHXH tự nguyện hoặc điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT, người tham gia cần kiểm tra dữ liệu cá nhân được hệ thống hiển thị.

Nếu phát hiện thông tin định danh, nơi cư trú hoặc quá trình tham gia BHXH chưa chính xác, người tham gia cần thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn. Trường hợp hệ thống chưa khai thác được dữ liệu cần thiết, cơ quan BHXH có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hợp lệ.

Người tham gia cũng nên theo dõi thông báo xử lý hồ sơ và kiểm tra kết quả điện tử trên các kênh được cơ quan BHXH hướng dẫn.

Theo dõi hướng dẫn triển khai từ cơ quan BHXH

Mặc dù Quyết định 3040/QĐ-BTC có hiệu lực từ ngày 21/10/2026, việc áp dụng quy trình mới còn phụ thuộc vào kết nối dữ liệu và việc tổ chức thực hiện. Vì vậy, doanh nghiệp và người dân cần theo dõi thông báo của BHXH Việt Nam, Cổng Dịch vụ công quốc gia và cơ quan BHXH nơi giải quyết hồ sơ để thực hiện đúng quy trình đang áp dụng.

Để hỗ trợ công việc kê khai và quản lý hồ sơ BHXH điện tử, doanh nghiệp có thể tìm hiểu phần mềm VIN-BHXH thuộc hệ sinh thái VISNAM. Giải pháp hỗ trợ lập hồ sơ, quản lý thông tin người lao động, kê khai và gửi hồ sơ BHXH điện tử, giúp bộ phận phụ trách bảo hiểm theo dõi công việc trên cùng một hệ thống.